Courriels de merde !

 

C’est avec grand intérêt que j’ai lu l’article Email sucks. This is how you fix it. de Jon Calhoun.

Je suis chanceux.

Dans le cadre de mon travail, je ne reçois qu’environ une vingtaine de courriels par jour. Ce qui est relativement facile à gérer. Pour la plupart de ces courriels, je peux en faire le suivi sur le champ et m’en débarrasser pour de bon. Par exemple, lorsque vient le temps de créer une boîte de courriel Exchange pour un nouvel employé, j’envoie l’autorisation à la personne responsable de le faire et voilà, affaire réglée.

Il y a bien sûr quelques cas où il m’est impossible de faire le suivi immédiatement. Pour tout un tas de raisons, je suis obligé de faire des vérifications ou d’évaluer la faisabilité de la demande, ce qui requiert du temps. Je dois donc ajouter cette tâche à ma liste de choses à faire.

Mais comme je suis chanceux, je n’en ai que quelques-uns par jour, par semaine, ce qui ne me rend pas la tâche trop lourde. Mais imaginons un instant que je reçoive non pas une vingtaine de courriels, mais une centaine par jours…

Que dit Calhoun

Dans son article, Calhoun explique que le principal problème avec le courriel actuellement, c’est le manque d’intégration avec les autres services de communication et de suivi. Voici ce qu’il dit :

Nothing is integrated with my email, yet it is my primary source of communication. What the hell ? I shouldn’t have to forward an email to accounting and then follow up to make sure they handled it. I shouldn’t need to lookup the original email for a feature request – it should be integrated into the request itself.

Autrement dit, il devrait y avoir une interface entre le courriel et toutes les autres activités qui y sont reliés de près ou de loin. Reprenons l’exemple que je donnais au début de cet article. Je reçois une demande pour créer une nouvelle boîte de courriel Exchange. Plutôt que de faire suivre le courriel à la personne responsable de cette opération et d’attendre une réponse de sa part, je devrais être en mesure d’avoir accès à un système qui me permettrait de transférer cette responsabilité sans avoir à m’en soucier davantage.

La solution de Calhoun

Ce que Calhoun propose est essentiellement un nouveau client courriel qui intégrerait des fonctionnalités inspirées de la méthodologie GTD. Ainsi, il est possible de contextualiser les tâches en provenance des courriels et des les assigner à un groupe de tâches à faire. Ces groupes peuvent être dans le cadre de projets personnels ou encore ils peuvent être partagés avec des collègues.

Ainsi, lorsque l’on reçoit un courriel d’un client au sujet de la facturation, on aurait qu’à glisser ledit courriel sur le groupe « Facturation », par exemple, et immédiatement tous les gens associés à ce groupe reçoivent l’information sous forme de « To Do ».

Repenser le courriel

Je crois cependant que Calhoun ne va pas assez loin. Son idée, excellente, n’est au fond qu’un système de dossiers pour trier ses courriels, dossiers qui sont ensuite partagés avec des collègues. Ce n’est, à mon avis, que la moitié du chemin. Et plusieurs des solutions proposées par Calhoun sont à tout le moins partiellement déjà offertes dans plusieurs logiciels de courriels et de suivi des tâches offertes sur le marché.

Pourquoi ne pas aller plus loin ? Pourquoi ne pas redéfinir le courriel en y intégrant des fonctionnalités de reconnaissance de l’information ? Pourquoi, par exemple, ne pas s’inspirer d’initiatives telles que le web sémantique (http://www.w3.org/TR/rdf-primer/) pour ainsi faire de notre courriel et des outils dont nous nous servons pour y avoir accès de véritables outils de gestion intelligents de l’information contenue dans lesdits courriels que nous devons traiter chaque jour ?

Il serait ainsi possible de recevoir un courriel pour une facture à payer et le code contenu dans celui-ci pour identifier le montant à payer permettrait à l’application de faire automatiquement le suivi avec le département des comptes à payer sans aucune intervention de notre part. Les possibilités sont immenses !

Je ne me fais aucune illusion quant aux chances de voir ce que je suggère ici être réalisé. Il est toujours permis de rêver…